E-Mail kommt nicht an? So sieht eine Geschäftsmail aus, die beim Empfänger landet

Messenger, Videokonferenz, Kundenportal: Trotzdem laufen Angebote, Aufträge, Rechnungen und Absprachen in den meisten Unternehmen nach wie vor über die E-Mail. Sie ist das Kommunikationsmittel, auf das sich alle Seiten einigen können. Umso ärgerlicher ist es, wenn eine Mail einfach nicht ankommt.

Das passiert häufiger, als viele denken. Die Mail geht raus, im Postausgang ist alles in Ordnung, eine Fehlermeldung kommt nicht zurück. Beim Empfänger landet sie trotzdem im Spam-Ordner, in der Quarantäne des Spamfilters oder wird schon vom Mailserver abgewiesen. Gemerkt wird das meist erst, wenn der Kunde nachfragt, wo das Angebot bleibt, oder die Rechnung unbezahlt liegt.

Die Ursachen liegen fast immer auf zwei Ebenen: bei der Technik hinter Ihrer Domain und beim Inhalt der Mail selbst. Beide schauen wir uns hier an, und am Ende gibt es eine Checkliste, wie eine Geschäftsmail am besten aussieht.

Ebene 1: Die Technik hinter Ihrer Domain

Empfangende Mailserver prüfen bei jeder eingehenden Nachricht, ob der Absender echt ist. Dafür schauen sie in die DNS-Einträge Ihrer Domain. Fehlen dort wichtige Angaben oder sind sie falsch gesetzt, wirkt Ihre Mail für den Empfänger verdächtig, egal wie seriös der Inhalt ist.

• SPF legt fest, welche Server im Namen Ihrer Domain Mails versenden dürfen. Verschickt etwa Ihr Rechnungsprogramm oder ein Newsletter-Dienst über einen eigenen Server, muss dieser im SPF-Eintrag stehen.
• DKIM versieht jede Mail mit einer digitalen Signatur. Der Empfänger kann damit prüfen, ob die Nachricht unterwegs verändert wurde.
• DMARC sagt dem Empfänger, was mit Mails passieren soll, die SPF und DKIM nicht bestehen, und wohin Berichte darüber gehen.
• MTA-STS und TLS-RPT betreffen die Gegenrichtung: Sie sorgen dafür, dass Mails an Sie verschlüsselt übertragen werden, und melden Probleme dabei.

Google und Yahoo verlangen seit Februar 2024 von Absendern mit mehr als 5.000 Mails pro Tag SPF, DKIM und DMARC, Microsoft seit Mai 2025. Auch bei kleineren Mengen fließen die drei Verfahren in die Bewertung jeder einzelnen Mail ein. Ob bei Ihrer Domain alles stimmt, zeigt unser kostenloser E-Mail-Check: Er prüft die Einträge, testet auf Wunsch eine echte Mail und fasst das Ergebnis als PDF zusammen.

Warum das Thema mit der eRechnung dringend wird

Ab 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz ihre Rechnungen an andere inländische Unternehmen als eRechnung ausstellen, ab 2028 gilt das für alle übrigen. Der Versand läuft in vielen Fällen per E-Mail. Und genau hier liegt das Problem: Eine Rechnungsmail hat aus Sicht eines Spamfilters ungünstige Merkmale. Sie kommt automatisch aus einer Software, trägt einen Anhang und das Wort „Rechnung“ im Betreff. So sehen auch viele Betrugsmails aus.

Bleibt eine Rechnung im Spam-Ordner des Kunden hängen, merkt das zunächst niemand. Die Zahlung verzögert sich, und die Mahnung landet am selben Ort. Darum haben wir den E-Mail-Check entwickelt und dazu eine Pressemitteilung veröffentlicht. Wer seine Rechnungen künftig als eRechnung verschickt, sollte vorher prüfen, ob sie beim Kunden auch ankommen.

Ebene 2: Der Inhalt der Mail

Auch mit sauberer Technik kann eine Mail ausgefiltert werden. Spamfilter bewerten den Aufbau, den Text, die Links und die Anhänge. Viele kleine Auffälligkeiten summieren sich. Die gute Nachricht: Die meisten davon lassen sich mit wenig Aufwand vermeiden.

Der Betreff

Der Betreff entscheidet, ob eine Mail geöffnet wird, und er wird vom Spamfilter mitgelesen. Er sollte konkret sagen, worum es geht, und kurz genug sein, dass er auch auf dem Smartphone nicht abgeschnitten wird. Gut ist etwa „Rechnung 2026-1047 zu Ihrem Auftrag vom 12.10.“ oder „Angebot Glasfaseranschluss Standort Pinneberg“. Schlecht sind Betreffs nur in Großbuchstaben, mehrere Ausrufezeichen hintereinander, reißerische Wörter wie „Dringend“, „Gratis“ oder „Letzte Chance“ und ein leerer Betreff. Auch ein „Re:“ vor einer Mail, die gar keine Antwort ist, wirkt eher unseriös.

Absender und Antwortadresse

Der Empfänger muss auf den ersten Blick sehen, wer schreibt. Verwenden Sie einen echten Namen und eine Adresse Ihrer eigenen Domain, also „Anna Muster, Firma GmbH <anna.muster@firma.de>“ statt einer Freemail-Adresse. Adressen wie noreply@ wirken abweisend, und der Kunde kann bei Fragen nicht einfach antworten. Gerade bei Rechnungen ist eine erreichbare Adresse wie rechnung@ oder buchhaltung@ besser. Wichtig: Die Absenderdomain sollte zur Domain passen, über die tatsächlich versendet wird. Verschickt Ihr Rechnungsprogramm im Namen Ihrer Domain über einen fremden Server, muss das im SPF-Eintrag hinterlegt sein.

Schriftart, Schriftgröße und Gestaltung

Weniger ist hier mehr. Eine gut lesbare Standardschrift wie Arial, Calibri, Segoe UI oder Verdana wird auf praktisch jedem Gerät richtig angezeigt. Ausgefallene Schriften fallen beim Empfänger oft auf eine Ersatzschrift zurück. Eine Größe von 10 bis 12 Punkt ist für den Fließtext angenehm, dunkle Schrift auf hellem Hintergrund bleibt am besten lesbar. Verzichten Sie auf bunte Textfarben, viele Schriftarten in einer Mail und große Schriftgrößen für ganze Absätze. Auch Text, der aus Word oder einer Website hineinkopiert wird, bringt oft unsichtbare Formatierungen mit. Im Zweifel als reinen Text einfügen und dann neu formatieren.

Gute Mailprogramme verschicken eine HTML-Mail automatisch zusammen mit einer reinen Textfassung. Bei Mails aus selbst gebauten Vorlagen oder Software lohnt sich ein Blick, ob diese Textfassung vorhanden ist.

Bilder richtig einsetzen

Eine Mail, die nur aus einem großen Bild besteht, ist ein klassisches Spam-Merkmal. Der eigentliche Inhalt gehört als Text in die Mail, Bilder ergänzen ihn. Viele Mailprogramme blockieren außerdem extern nachgeladene Bilder, bis der Empfänger sie freigibt. Dann sieht er statt Ihres Logos nur einen leeren Rahmen. Halten Sie Bilder klein, zum Beispiel das Logo in der Signatur, und geben Sie ihnen einen Alternativtext. Fotos in voller Kameraauflösung blähen die Mail unnötig auf und sollten vor dem Versand verkleinert werden.

Anhänge

Für Dokumente ist PDF das Format der Wahl. Ausführbare Dateien, Office-Dateien mit Makros und verschlüsselte ZIP-Archive werden von vielen Mailservern aussortiert, weil der Virenscanner nicht hineinsehen kann. Benennen Sie Dateien eindeutig, etwa „Rechnung-2026-1047.pdf“ statt „Scan_001.pdf“. Sehr große Anhänge werden von manchen Servern abgelehnt; für große Dateien ist ein Download-Link über einen vertrauenswürdigen Dienst meist die bessere Lösung. Bei der eRechnung ist das Format ohnehin vorgegeben: ZUGFeRD oder XRechnung, nicht ein beliebiges PDF.

Links

Setzen Sie Links sparsam ein und lassen Sie erkennen, wohin sie führen. Linktexte wie „hier klicken“ oder ein Text, der eine andere Adresse anzeigt als das tatsächliche Ziel, gelten als typisches Phishing-Merkmal. Verkürzte Links über URL-Shortener verbergen das Ziel ebenfalls und werden deshalb kritisch bewertet. Am besten verlinken Sie auf Ihre eigene Domain.

Signatur mit den Pflichtangaben

Geschäftliche E-Mails gelten rechtlich als Geschäftsbriefe. Für eingetragene Unternehmen gehören deshalb bestimmte Angaben in jede Mail, bei einer GmbH zum Beispiel die vollständige Firma mit Rechtsform, der Sitz der Gesellschaft, das Registergericht mit Handelsregisternummer und alle Geschäftsführer. Dazu kommen sinnvollerweise Anschrift, Telefonnummer und Website. Diese Angaben schaffen Vertrauen beim Empfänger und zeigen, dass hinter der Mail ein echtes Unternehmen steht. Welche Angaben für Ihre Rechtsform genau gelten, klären Sie im Zweifel mit Ihrer Steuer- oder Rechtsberatung.

Die Signatur gehört als Text in die Mail, nicht als eingefügtes Bild. Ein Bild kann der Empfänger nicht kopieren, es wird womöglich gar nicht angezeigt, und eine Mail mit viel Bild und wenig Text wirkt auf Spamfilter verdächtig.

Checkliste: So sieht eine gute Geschäftsmail aus

Bereich	Empfehlung
DNS-Einträge	SPF, DKIM und DMARC gesetzt, alle Versandwege im SPF enthalten
Betreff	Konkret, kurz, ohne Großbuchstaben-Serien und Ausrufezeichen
Absender	Echter Name, Adresse der eigenen Domain, kein noreply@
Schrift	Eine Standardschrift, 10 bis 12 Punkt, dunkel auf hell
Bilder	Klein, mit Alternativtext, Inhalt steht als Text in der Mail
Anhänge	PDF statt Makro-Dateien oder verschlüsselter ZIP, eindeutige Dateinamen
Links	Wenige, eigene Domain, Ziel erkennbar, keine Kurzlinks
Signatur	Als Text, mit Pflichtangaben, Anschrift und Kontaktdaten
eRechnung	ZUGFeRD oder XRechnung, erreichbare Absenderadresse, Versand vorher testen

Fazit

Ob eine Mail ankommt, entscheidet sich an zwei Stellen. Die Technik hinter Ihrer Domain muss stimmen, damit der Empfänger Ihnen überhaupt vertraut. Und der Inhalt sollte so aufgebaut sein, dass er nicht nach Spam aussieht. Beides ist kein großer Aufwand, wird aber gern übersehen, bis die erste wichtige Mail verloren geht. Mit Blick auf die eRechnung ab 2027 lohnt es sich, das jetzt einmal sauber aufzusetzen.